書類整理のグッズ・方法・コツ｜100均/無印/ファイル
更新日：2020年08月28日
書類の紛失を防ぎたい！
今やスマートフォンや持ち運びやすいタブレット、ノートパソコンと言った記憶媒体を元に資料を整理できますが、仕事で必要な紙の資料や会議での資料、大学の授業で使われるレジュメや資料の多くは紙媒体での使用・保存が主です。
データは何らかのトラブルによりデータ自体が消えてしまう場合もあり、紙は手元にいつでもあり、すぐに取り出すことができるのが利点です。一方、書類も量が増えるにつれて紛失してしまうこともあります。
そんな時、多くの書類を分類わけ、デスクの上・部屋の場所をあまりとらないで整理することができたら、紛失することもなくなります。しかし予想以上に量もあり、かつ、いつか時が来たら処分するときがくるであろう書類に対し、整理のためですから、できるだけコストは下げたいです。
そこで今回は、書類の整理が苦手な方でも綺麗に整理ができ、コスパも良い書類整理のグッズとやり方をご紹介いたします。
書類を整理する最適な場所は？
書類整理のみならず、どのことでも言えますが使う物と使う場所の同線が短く近いほどよく、遠いほどおろそかになりがちです。ですから、まず最初に考えるべきはどこでその書類を多く使うのかという点です。
書類を使うのに手の届かないところにしまうと取りに行く数歩が面倒になってしまい、いつの間にか使用場所の周辺にバラバラになってしまうこともありますから、デスクでパソコンを使いながら使用するのであれば、手の届く範囲に先においてしまうことが良いでしょう。
もちろん、作業が単調で眠気が来てしまうからという理由でわざと歩くように同線を長く設けても構いません。その場合は、収納の仕方を工夫すれば整理された状態を維持することができます。
場所別書類整理の方法・コツ
資料を平積みにしていたら必要な資料は積み重なった紙のミルフィーユの中で、どこにあるのか見つけるのに時間がかかってしまいます。最悪の場合、紛失して必要な時に使えず、その後書類の雪崩が起きた使わないときに出てくるなんてこともあります。
大切なのは書類を床と並行でなく垂直に並べる、つまり立たせることがポイントになります。立たせることにより、置く場所への面積が抑えられるので多くの書類を整理することができますし、上手にファイリングなどを行えば、必要な書類を必要な時にサッと出すことができ、効率も印象も良くなります。
誰かに見せる訳でなくても、すっきりとした書類整理は気持ちの良い物です。何か取り組む場合も慌てることなく心に余裕をもって行うことができ、自分にとっても大きなメリットになります。
家庭
家庭で仕事の書類や、学校の書類を整理する場合には、まず何処にあったら楽かを考えましょう。また、種類が決まっている場合は色分けするか、ファイリングの背表紙に分かりやすく資料の分類を書くことで、何が入っているのかがよくわかります。
よく使う資料についてはデスクの上にジャンル分けと日にちをそろえたものを整理し、テーブル下や離れた本棚など手の行きづらい場所に過去の資料や、あまり使わないけれど必要な資料を同じく整理して置いておくと紛失することもなく使用することができます。
仕事場
仕事場ではデスクの面積も決まっていますし、隣接したデスクに迷惑を欠けないで書類を上手に整理したくなります。デスク上が綺麗だと周囲からの印象も良く、パッと必要な書類を差し出すことができればさらに好印象です。
そのために大事なことが、デスクの上に置くものとデスク下あるいは引き出しを活用することです。デスクに書類を管理する引き出しがある場合、仕切りを作り奥は過去のもの、手前に来るほど最近のものでしっかりとジャンルと時系列を分けることが大切です。
引き出しがない場合は足元に収納スペースを設けると良いでしょう。DIYでキャスターの着いた本棚のような収納場所を作り、引き出しのときと同じように種類を分けて整理します。
デスクの上は伝言が貼られることや、誰かが追加書類を置いてくれることもあるので、綺麗に使用すると良いです。その時期に必要な書類だけをファイリングして片隅に整理することが大切です。
整理された状態を保つ為に大切なこと
整理された状態を保つためにも、特に大切なことが使ったものをきちんと同じ場所に整理するということです。それを成さないと、どこに置いたのかと慌てることに繋がりますし、せっかく綺麗に整理していた書類が一度適当に扱うと他のものまで適当になり、散らかる原因にもなります。
その時に急いで片づけられない場合、デスクの上に置きっぱなしでも良いですが、用事が済んだ後、その日のうちに必ず元の場所へ帰してあげることが書類整理にとって一番大切なことでしょう。
書類整理グッズ
書類整理グッズをご紹介します。
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初回公開日：2018年03月12日
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