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2017年09月05日

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る事で事前に色々としておかなければならない事があります。ご自身が産休を取る事により少なからず職場にはご迷惑をおかけする事になります。また産休明けに職場に戻る際も気持ちよく戻れるようにする為にも大人としてのきちんとした挨拶を心がけましょう。

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る際の挨拶まわりはどうする?

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る前にお世話になった方々や、これから産休に入る為にお世話になる方々への挨拶まわりはどの様に、どのタイミングで行うのがいいのか見てみます。

まず報告するタイミングですが、世間一般に多く言われるのは安定期に入ってからとかありますが、ご自身の仕事に応じて報告するタイミングを計るようにしましょう。体を使うお仕事の人は妊娠により、今まで同様に体を使う事を控える必要が出てくるかもしれません。その様な時は安定期に入るまで待つのでなく、妊娠が分かり次第報告する様にする等、ご自身の体調に合わせたタイミングが必要です。

それに伴い誰から報告するのが順序として正しいのかですが、まず一番初めに報告をするのは、直属の上司がいいでしょう。上司にきちんと報告する事でこれからお休みに入った際の業務分担等がスムーズに行われる事にも繋がるでしょう。

そして上司への報告の次はご自身の仕事を引き継ぐメンバー、同僚に報告するようにします。ここで順番を間違えると上司の耳に他の人から入ってしまったりするなど、後で気まずい事にならずに済みます。そして最後にお付き合いのある外部の方や、他の部署の社内の方にお休みに入る報告をするようにしましょう。

産休挨拶の際の内容は?

産休に入るときの挨拶まわり

さて、産休に入る際にどのように挨拶をするべきなのでしょう。最近は、お世話になった社内、社外の方へ面と向かって挨拶するよりはメールでの挨拶が増えています。皆さんのお時間をわざわざ頂くのも恐縮してしまう事からでしょうが、ご自身に近い存在の上司や同僚にはメールでなく面と向かって挨拶するようにする様にしましょう。

その際の挨拶では、何を伝えるべきか要点をまとめてみます。まずは今まで皆様とお仕事が一緒に出来た事へのお礼を伝えます。その際にもしも妊娠期間中に業務上ご迷惑をかけたり色々支えてもらった等あればもちろんお礼も伝えましょう。

続いて産休によりいつからお休みに入るのかを明確に伝えましょう。その際に復帰の意思は伝えますが復帰時期の明言は避けましょう。生まれてきた子供の状態や保育園等の問題等様々な事でご自身の思い描く様にはいかないかもしれませんので、復帰時期の明言は避けておきましょう。

最後に重要な点は、産休に入るにあたり仕事の引継ぎををお願いする事です。少なからずお願いする方には業務上付加をおかけする事になるのでここは丁寧に挨拶をします。長期休暇を取る上で引継ぎが不十分であったり、業務上必要な資料等がどこにあるのか分からないでは引き継がれた方が困ってしまいますのできちんとまとめる等して明確にしておきましょう。

産休前の整理整頓

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る前にご自身の身の回りを奇麗にしましょう。引継ぎの為の資料をまとめたり、デスクの整理や関係先のメールのチェック等、産休前はやる事が山ほどありとても忙しくなります。

しかし、長期のお休みに入る前にきちんと整理しておかなければ後で仕事を引き継ぐ人に迷惑が掛かります。案件やお客様ごとに進捗をまとめたり、過去の経緯をまとめておいたりと、後で引き継ぐ人が分かりやすいように整理しましょう。

それからご自身で使っていたデスクやロッカー等の整理も同様です。持ち帰るものは持ち帰る、廃棄する物は廃棄しておく等、後々迷惑の掛からないようにご自身の身の回りの整理もきちんとしておきましょう。

産休前の朝礼での挨拶は?

産休に入るときの挨拶まわり

上司の配慮でみんなの揃う朝礼で挨拶しようとなってしまった場合の、挨拶の例文を幾つか紹介します。まずは規模にもよりますが、他部署の方も出席するような朝礼の場では、部署名から自分の名前を伝えます。

そのあとにいつから産休に入るという旨を伝え、ご自身の業務の引き継ぎ先の相手を明確に皆様に伝えましょう。業務の引き継ぎ先の紹介が済んだら自身が仕事を離れる事で皆様に係る負担のお詫びと、現時点での復帰目途を伝えておきましょう。以下参考文をご紹介します。

おはようございます。XXX部署の○○です。
朝のお忙しいお時間をお借り致しまして申し訳ございません。
このたびは私事で恐縮ですが○月○日よりしばらく産休に入らさせて頂きます。またお休みに入る事により皆様にはご迷惑をおかけする事となりますが、復帰した際にはまた精一杯頑張りたいと思いますのでよろしくお願いいたします。復帰目途は○年○月頃としておりますのでどうぞよろしくお願いいたします。


朝礼と言う朝の忙しい時間、皆様のお時間をお借りして挨拶をするのであまり長々と話をするのではなく、要点をきちんとまとめておくようにしましょう。

社内にメールでする挨拶文は?

産休に入るときの挨拶まわり

ではメールで産休に入る挨拶をする場合はどのような文章で報告すればいいのでしょう。言葉で伝えるよりも文章は後々まで残るものですので、失礼のないように報告する為に要点をまとめてみます。

まずは社内にメールにて報告する場合です。件名には部署課名を入れご自身の名前を明記します。そして名前の後に ”ご報告” と明記してもいいでしょう。

それから本文です。お疲れ様です、から始まり再度自己紹介をします。その後で、いつから産休に入るかを記述します。それから一番重要な、業務の引き継ぎ先を周知します。この時に細かい業務内容まできちんと明記しておくと後々の混乱を防ぐ事にも繋がります。

業務の引き継ぎ先連絡を明確にできたら、妊娠期間中に皆様から色々お世話になった旨のお礼を述べ、大体の復帰目途を明記しましょう。最後にメールでのご報告をお詫びして、再復帰した際の挨拶もしておきましょう。以下参考例文です。

件名:xxx部署 ○○です。”ご報告”
本文:お疲れ様です。xxx部署 ○○です。
私事で大変恐縮ですが、○月○日より産休に入らさせて頂く事になります。
お休みにあたって、皆様に何かとご迷惑をおかけする事になり大変申し訳ございませんがどうぞよろしくお願いいたします。また業務の引き継ぎは以下の方にお願いしておりますのでよろしくお願いいたします。
・業務内容(xxxxxの案件について)
(引き継ぎ先:○○様(内線:xxx)
・業務内容(xxxxxの案件について)
引き継ぎ先:○○様(内線:xxx)

本来であれば皆様に直接ご挨拶に伺うべきですが、メールでのご連絡にて失礼申し上げます。また妊娠期間中には皆様に色々とご迷惑をお掛けしまして申し訳ございませんでした。現時点では○年○月を復帰の目途としておりますが、復帰した際にはこれまで以上に頑張って行きたいと思いますのでまたよろしくお願いいたします。 

xxx部署 ○○

メールは便利な様で文章の捉え方は相手によっても違いますので、なるべく要点を簡潔にし受け取る側の負担にならない様な文章を心がけましょう。

社外メールでの挨拶文は?

産休に入るときの挨拶まわり

次に社外にメールで産休報告を伝える場合の挨拶文を考えていきましょう。社内で上げた挨拶文章と根本的な内容はあまり変わりませんが、お客様へお出しする文章となりますので、失礼のないようにしましょう。

まずは件名ですが、お相手の会社名、部署課名、お客様のお名前を明記するようにします。件名はなるべくシンプルにします。それから本文の書き出しは自己紹介をし、いつもお世話になっている旨の挨拶を伝えます。

その後で、産休に入る旨をご報告します。その際にいつからお休みに入るのかもきちんと明記します。それからお客様への引継ぎ者紹介のご連絡をします。この際に、引継ぎ者のフルネーム、メールアドレス、電話番号、内線番号等細かい詳細まで明記しておく事が必要です。

ここできちんとした連絡先をお知らせする事は今後の業務上非常に大切です。名前だけで終わらせたりする事のないようにしましょう。一連のご報告が終わったら、社内同様に、メールでの産休ご連絡の失礼をお詫びし、産休後は復帰する予定との旨を伝えましょう。

この際に復帰目途の日時を入れる必要はありません。締め括りの際は、ご自身の会社名、部署課名、氏名を明記する事を忘れずにしましょう。

社内で配るのはお菓子?そして金額は?

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る際に今までの感謝の気持ちをお菓子等を配って職場の人に伝えてみませんか。気持ちですので個々に包装されているお菓子を関係していた部署の皆さんに配ってみてはいかがでしょう。

その際には賞味期限の長いものを選ぶようにしましょう。人数が多い場合はお菓子の詰め合わせでも構いませんが、ご自身の仕事と直接にかかわった方へは個別包装されたお菓子に一言メッセージなどを添えるのがいいかもしれません。

お菓子の金額ですが、あまり高いものでなく一人100円から150円位のものが相場でしょう。あまり高いものでも受け取った相手が恐縮してしまいますし感謝の気持ちですのでその位の金額のものが一般的な相場と言えます。

お菓子を渡すタイミングは?

産休に入るときの挨拶まわり

さてお菓子を配るタイミングはどのくらいの時期なんでしょう。最も自然なタイミングとして、産休前出勤日の最終日に挨拶と合わせて配るのがいいでしょう。

時間帯は個々の職場の雰囲気次第ですが、時間外かお昼休みがお勧めです。外出者が多い部署課では午前中に渡すなど極力皆さんが揃っている時間帯に配ることをお勧めします。

社外のお世話になった方へは?

産休に入るときの挨拶まわり

もちろん、社外のお世話になった方への挨拶としても贈り物を渡すのはとてもいい事です。その際も、社内同様に相手方の関係部署の方全員に行きわたるようなお菓子の詰め合わせを幾つか用意するでもよろしいですし、お世話になったご担当の方のみ個人的にお渡しするのもいいでしょう。

社内で渡す金額レベルの物を渡すのが相手にも気を使わす事なくお勧めです。社外の方へ渡すタイミングは引継ぎ者を紹介し、ご自身の挨拶するタイミングでもいいでしょう。

産休に入る事で

産休に入るときの挨拶まわり

産休に入る前に色々とやっておくべき事を幾つか上げました。しかしやはり重要なのはご自身が産休明けに戻りやすい環境にしてお休みに臨む事です。

その為にもお世話になった方への挨拶はきちんとしておく事が重要です。職場の皆さんの協力がなければ産休を取ることは難しいことかもしれません。感謝の気持ちを持って産休前にきちんとした挨拶を心がけましょう。

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