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2018年10月11日

整理整頓のコツ|部屋やクローゼット・書類の整理整頓方法

整理整頓が出来ている職場と乱雑な職場ではどちらが仕事の効率が高いでしょうか。整理整頓のコツは、たった一つのことを心掛けるだけで随分違います。片付けられない人でもちょっとしたコツで片付けが出来る様になります。整理整頓で仕事の効率をUPさせましょう。

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整理整頓が出来ない人は仕事が出来ない?

職場に整理整頓が出来ない人って一人くらいはいるものです。オフィスワークであればデスクの上が汚かったり、引き出しがゴチャゴチャしていたりするとそれだけで仕事の効率が悪くなります。共同スペースである休憩所や更衣室においても、自分のスペースをはみ出して使ったりする人に会ったことがない、という人はいないと思います。

職場で「整理整頓が出来ない奴は仕事が出来ない」と怒っている上司を見たことありませんか?もし見たことがないとすれば余程、整理整頓が行き届いた職場なのか、そもそも整理整頓という概念が存在しない様な職場なのだと思います。「整理整頓と仕事は関係ないよ」という汚す側の意見もあったりしますが、この言葉は果たして信憑性はあるのでしょうか。実は整理整頓出来ない人は、ただコツを知らないだけなのです。

そもそも整理整頓ってなに?

小学校の標語において「明るい挨拶」に並んでメジャーなのが「整理整頓」だと思いますが、実際にその意味を詳しく説明を求められると、「片付ける」という意味以外出てこないのではないでしょうか。実は「整理」と「整頓」で微妙に意味が違うのです。

整理整頓のコツを知らない人は、ただの清掃だと思っているから捗らないケースがあります。先ずは整理整頓の意味を理解することが、コツを掴む為の早道です。

整理の意味

出典: http://dictionary.goo.ne.jp/jn/122988/meaning/m0u/ | 1 乱れた状態にあるものを整えて、きちんとすること。「資料を―する」「気持ちの―がつく」「交通―」 2 無駄なも...

整頓の意味

出典: http://dictionary.goo.ne.jp/jn/122447/meaning/m0u/ | きちんとかたづけること。また、きちんとかたづくこと。整うこと。「部屋を―する」

実際に片付けるときの順序として先ず「整理」をしてから「整頓」をした方が上手くいくことが多い様に感じます。必要なものと不要なものを分別し、不要なものを処分します。その後、正しい場所にものを置く、という順番となります。「整理」で大別し、「整頓」で細かく小別する様なイメージで進めるのがコツです。

整理整頓のコツ

たまにテレビで「片付けられない人特集」などがやっている通り、全く片付けられない人という方が少数ながらいる様です。そこまで極端でなくても、片付けのコツが良く分からないという人はいると思います。綺麗な状態を保ちたいのに、いつの間にか汚くなってしまうという方や、掃除したはずなのに、それ程部屋に変化が見えない片付け方をしてしまう人など、色々です。

逆にどの職場、どの部署に行っても整理整頓が完璧な人もいるものです。整理整頓が出来る人と出来ない人の差は一体、何なのでしょうか。実はちょっとしたコツを理解するだけで見違えるほど違うんです。

整理整頓が出来ない人の特徴

いつ見ても机の上が散らかっている人っていますよね。片付けても2、3日で乱雑になってしまう人の共通点はとにかく不要なものが多いということです。既に不要となっているメモや書類をいつまでも机の上に置いておいたり、調べる為に出してきたファイルを方付けずにいつまでも次の仕事に取り掛かってしまう人なんかがそうですね。先ず整理が出来ない人は整頓まで辿り着けないので、常に乱雑な状態になってしまうのです。

片付いていないことを指摘すると「この状態が自分が仕事のし易い状態だから」という言い訳をする方もいますが、実際に片付け出すと、いらないものが沢山置いてあることが多いです。仕事がひと段落つき次第、不要なものをどんどん捨ててしまうことが整理するコツです。

断捨離こそ整理の基本

出典: https://ja.wikipedia.org/wiki/断捨離 | 断捨離は、「もったいない」という固定観念に凝り固まってしまった心を、ヨーガの行法である断行(だんぎょう)・捨行(し...

断捨離のコツ

職場で片付けをする際に困るのが、現時点では不要だけれども将来的に必要になるかもしれない、というものが多いということです。自分の所有物でないことも多く、捨てた後に上司から「あの書類どうした?」などと聞かれるのではないか、と考えだすと中々捨てることが出来なくなります。

職場の整理整頓のコツとして、紙ベースで保管しているものを減らす、ということがあります。現在はPCの普及により、データとして管理出来る時代となりましたので、原本は捨てて、データをHDやUSBなどにバックアップを取っておくことが可能になりました。。紙をファイルに挟んで保管しておく必要があるケースは意外と少なく、ファイルの紙が増える一方で中身をほとんど見ていないという職場も多いのではないでしょうか。仕事の内容にもよりますが、直近一カ月で見返さないファイルはデータとして保管してしまっては如何でしょうか。

データで管理する際のコツ

データで書類を管理する際に、気を付けなければならないのは後で探し易い状態にしておくことです。ファイル名を入力するのは基本です。ファイル名もその時は分かっていたのに、時間の経過と共にどのファイルか分からなくなってしまう、ということがよくあります。多少、面倒でも後から確認しても分かるようなファイル名にしましょう。

ファイルをどんどん保存していくとフォルダ内がファイルだらけで、必要なファイルを探すのに検索しなければならない、という無駄な手間が発生してしまいます。例えばHD内で保存しておくのであれば、先ず大分類のフォルダを作り、その中で小分類のフォルダを作成しましょう。又、同様のファイル数が増えてくる様であれば、フォルダ内を更に年代別、月別などで仕分けすると更に探し易くなるでしょう。

職場でPCを共有して使用している場合は、個人フォルダと共有フォルダを分け、共有フォルダ内においても「フォーマット」「提出済み書類」「オペレーション関係」などなど。誰が使っても分かり易いフォルダ分け、ファイル分けを心がけましょう。

部屋の整理整頓のコツ

職場などの共有スペースと違い、自分の部屋を整理整頓するのは簡単です。とにかく不要なものを処分してしまうことです。不要なものの定義は人それぞれですが、職場同様に「今度使うかもしれないし」などと考えてしまうと、いつまで経っても片付けは進みません。コツとして、必要か迷ったものの中で、将来必要になったとしても買い戻せるものに関しては無条件で捨ててしまうことです。現時点で不要で、将来的に必要かどうかも不透明なものに、スペースを占領されることは無駄でしかありません。スペースを占領しているだけで費用が発生している、という認識を持てば不要に置かれている状態を許せなくなります。

この方法で処分していくと、何となく購入して、何となく保管していた本やCD、DVDなどが半分以下になると思います。これらに関しては処分と言っても捨てる必要はなく、ブックオフやネットオークションなどで処分すれば多少のお小遣いになったりもします。又、直近1年以上着ていない衣類も処分してしまいましょう。1年以上着ていない、ということは少なくともワンシーズンは着ることなく過ごせている、ということであり処分してしまっても問題ないでしょう。

整理整頓のコツを掴んで仕事の効率UP

整理されている机は見栄えは良いかもしれませんが、必ずしも使い易い訳ではありません。整頓されている机は他人からすると不快に映るかもしれません。不要なものを処分し、必要なものを使い易い場所に配置することが整理整頓です。整理整頓がしっかりしていれば、ものを探す時間が減り、仕事中に不要なものを避ける動きも減りますのでストレスも軽減されます。

又、整理整頓されている机で仕事をしている人と、乱雑な机で仕事をしている人とでは周囲の信頼も違うのではないでしょうか。効率的に仕事を進める為にも定期的に整理整頓を心がけましょう。定期的に行えば、手間も少なくて済みますし、コツも掴めるので短時間で済むようになります。

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